淺議施工索賠事件中索賠報告的撰寫
發布時間：2010-01-14 共1頁
索賠是在工程承包合同履行中，合同當事人一方因對方未履行合同所規定的義務、其他過錯或雖無過錯但無法防止的外因致使本方遭受損失時，向另一方提出賠償要求的行為。隨著我國計劃經濟向市場經濟的徹底轉變，在工程建設領域承包商越來越重視工程索賠工作。通常情況下，索賠是指承包商在合同實施過程中，對非自身原因造成的工期延誤、費用增加而要求業主給予補償損失的一種權利要求。而業主對于屬于承包商應承擔責任造成的，且實際發生了損失，向承包商要求賠償，稱為反索賠。業主的反索賠一般數量較小，而且處理方便，可以通過沖帳、扣撥工程款、扣保證金等方式實現對承包商的索賠；而承包商對業主的索賠則相對比較困難一些。
承包商在處理索賠事件時，往往會十分重視索賠依據、證據的收集，組織精兵強將參與索賠談判和調解，對索賠費用或工期的計算更是不遺余力，往往忽視了索賠報告編寫這重要一環。而承包商要取得索賠的成功，組織、編寫高質量的索賠報告在索賠事件處理中能起到事半功倍的作用。
索賠報告是向對方提出索賠要求的正式書面文件，是承包商對索賠事件處理的預期結果。業主的反應———認可或反駁———就是針對索賠報告。調解人和仲裁人也是通過索賠報告了解和分析合同實施情況和承包商的索賠權利要求，評價它的合理性，并據此作出決議。所以索賠報告的內容、結構及表達方式對索賠的解決有重大的影響，索賠報告應充滿說服力，合情合理，有根有據，邏輯性強，能說服工程師、業主、調解人和仲裁人，同時它又應是有法律效力的正規文件。索賠報告如果撰寫不當，會使承包商失去在索賠事件中的有利地位和條件，使正當的索賠要求得不到應有的妥善解決。在此，筆者就索賠報告的基本內容構成及撰寫的一般要求作初淺的探討。
一、索賠報告的基本內容構成
索賠報告的具體內容，應根據索賠事件的性質和特點而有所不同。但從報告的必要內容與文字結構方面而論，一個完整的索賠報告應包括以下四個部分。
1、索賠事件總論
總論部分的闡述要求簡明扼要，說明問題。它一般包括序言、索賠事項概述、具體索賠要求、索賠報告編寫及審核人員名單。文中首先應概要地敘述索賠事件的發生日期與過程，承包商為該索賠事件所付出的努力和附加開支，以及承包商的具體索賠要求。在總論部分末尾，附上索賠報告編寫組主要成員及審核人員的名單，注明有關人員的職稱、職務及施工經驗，以表示該索賠報告的嚴肅性及權威性。
2、索賠根據
索賠根據主要是說明自己具有的索賠權利，這是索賠能否成立的關鍵。該部分的內容主要來自該工程的合同文件，并參照有關法律規定。承包商的索賠要求有合同文件的支持，應直接引用合同中的相應條款。強調這些是為了使索賠理由更充足，使業主和仲裁人在感情上易于接受承包商的索賠要求，從而獲得相應的經濟補償或工期延長。
在寫法結構上，按照索賠事件發生、發展、處理和最終解決的過程編寫，并明確全文引用有關的合同條款，使業主和監理工程師能歷史地、邏輯地了解索賠事件的始末，并充分認識該項索賠的合理性和合法性。
3、索賠費用及工期計算
索賠計算的目的，是以具體的計算方法和計算過程，說明自己應得經濟補償的款額或延長的工期。如果說索賠根據部分的任務是解決索賠能否成立，則計算部分的任務就是決定得到多少索賠款額和工期，前者是定性的后者是定量的。
在款額計算部分，承包商必須闡明下列問題：（1）索賠款的要求總額；（2）各項索賠款的計算，如額外開支的人工費、材料費、管理費和所損失的利潤；（3）指明各項開支的計算依據及證據資料。承包商應注意采用合適的計價方法，至于采用哪一種計價法，應根據索賠事件的特點及自己所掌握的證據資料等因素來確定。其次，應注意每項開支款的合理性，并指出相應的證據資料的名稱及編號。切忌采用籠統的計價方法和不實的開支款額。
4、索賠證據
索賠證據包括該索賠事件所涉及的一切證據資料，以及對這些證據的說明。證據是索賠報告的重要組成部分，沒有翔實可靠的證據，索賠是不可能成功的。索賠證據的范圍很廣，它可能包括工程項目施工過程中所涉及的有關政治、經濟、技術、財務等資料，具體可進行如下分類：
（1）政治經濟資料：重大新聞報道記錄如罷工、動亂、地震以及其它重大災害等；重要經濟政策文件，如稅收決定、海關規定、外幣匯率變化、工資調整等；政府官員和工程主管部門領導視察工地時的講話記錄；權威機構發布的天氣和氣溫預報，尤其是異常天氣的報告等；
（2）施工現場記錄報表及來往函件：監理工程師的指令；與業主或監理工程師的來往函件和電話記錄；現場施工日志；每日出勤的工人和設備報表；完工驗收記錄；施工事故詳細記錄；施工會議記錄；施工材料使用記錄本；施工進度實況記錄；工地風、雨、溫度、濕度記錄；索賠事件的詳細記錄本或攝影攝像；施工效率降低的記錄等。
（3）工程項目財務報表：施工進度月報表及收款錄；索賠款月報表及收款記錄；工人勞動記事卡及工資歷表；材料、設備及配件采購單；付款收據；收款收據；工程款及索賠款遲付記錄；遲付款利息報表；向分包商付款記錄；現金流動計劃報表；會計日報表；會計總帳；財務報告；會計來往信件及文件；通用貨幣匯率變化等；
在引用證據時，要注意該證據的效力或可信程度；為此，對重要的證據資料最好附以文字證明或確認件。例如，對一個重要的電話內容，僅附上自己的記錄本是不夠的，最好附上經過雙方簽字確認的電話記錄；或附上發給對方要求確認該電話記錄的函件，即使對方未給復函，亦可說明責任在對方，因為對方未復函確認或修改，按慣例應理解為他已默認。
二、編寫索賠報告的基本要求
索賠報告是具有法律效力的正規書面文件，對重大的索賠，最好在律師或索賠專家的指導下進行。編寫索賠報告的一般要求有以下幾個方面：
1、索賠事件應是真實的。這是整個索賠的基本要求，關系到承包商的信譽和索賠的成敗，必須保證。如果承包商提出不實的、不合情理、缺乏根據的索賠要求，工程師會立即拒絕，而且會影響對承包商的信任和以后的索賠。索賠報告中所提出的干擾事件必須有可靠得力的證據來證明，這些證據應附于索賠報告之后；對索賠事件的敘述，必須明確、肯定，不含任何的估計和猜測，也不可用估計和猜測式的語言，諸如“可能、大概、也許”等，這會使索賠要求顯得蒼白無力。
2、責任分析應清楚、準確、有根據。索賠報告應仔細分析事件的責任，明確指出索賠所依據的合同條款或法律條文，且說明承包商的索賠完全按照合同規定程序進行的。一般索賠報告中所針對的干擾事件都是由對方責任引起的，應將責任全部推給對方。不可用含混的字眼和自我批評式的語言，否則會喪失自己在索賠中的有利地位。并應特別強調干擾事件的不可預見性和突然性，即使一個有經驗的承包商對它也不可能有預見和準備，對它的發生承包商無法制止，也不可能影響。
3、充分論證事件造成承包商的實際損失。索賠的原則是賠償由事件引起的承包商所遭受的實際損失，所以索賠報告中應強調由于事件影響與實際損失之間的直接因果關系，報告中還應說明承包商在干擾事件發生后已立即將情況通知了工程師，聽取并執行工程師的處理指令，或承包商為了避免、減輕事件的影響和損失已盡了最大的努力，采用能夠采用的措施，在報告中詳細敘述所采取的措施以及效果。
4、索賠計算必須合理、正確。要采用合理的計算方法和數據，正確計算出應取得的經濟補償款額或工期延長數額。計算中應力求避免漏項或重復計算，不出現計算上的錯誤。
索賠報告文字要精煉、條理要清楚、語氣要中肯，必須做到簡潔明了、結論明確、富有邏輯性；索賠報告的邏輯性，主要在于將索賠要求（工期延長、費用增加）與干擾事件的責任、合同條款及影響連成一條完整的鏈。同時在論述事件的責任及索賠根據時，所用詞語要肯定，忌用強硬或命令的口氣。
