處理好會計業務中的往來條據
發布時間：2010-01-19 共1頁
處理好會計業務中的往來條據 一、往來條據的種類、特點、使用范圍和書寫規范
（一）借條
借條又稱借據、借款據或者借款憑證。借條是確認雙方借貸關系成立的原始憑證。除支付報銷款項、支付無需歸還的款項和確認以往債務外，其他款項支付皆可以用借條。在會計實踐中，款項付出時如當時難于確定其使用性質，會計人員應堅持要求收款人出具借條。收款人使用白紙書寫借條時，“標題”可直接寫“借條”，“借據”或“今借到”。
?。ǘ╊I條
領條是確認應領款項（或物資，下同）已實際領取的原始憑證。通常情況下，領條表示兩重含義：一是應領款項已收到；二是所領款項屬于收款人應得，無需歸還。因此，會計處理上，領條或用于報銷?；蛴糜跊_銷往來或代辦收付。
領條也有兩種形式，一是以白紙由收款人直接書寫或單獨出具：二是印制有固定格式的原始憑證，付款時由收款人簽字領取。后一種多為多人式的，而且不一定使用“領條”這一名稱，職工工資表、取暖費發放表等均屬這類領條。以自紙直接書寫領條時，通常標題為“領條”、“今領到”。而且必須在領條正文寫明領款原因。
實踐中，業務人員還可能從出納員處領取已蓋印章的空白轉賬支票、填有數額的銀行匯票等。其實質屬借，但習慣上往往出具領條或收條。
（三）收條
收條是在不宜使用借條、領條的情況下，收款方出具的確認已收到款項的原始憑證。收條一般用于預收賬款、接受投資、接受捐贈這類收款，以及用于收到不退還原借條、原欠條的還款。會計實踐中，收到委托人轉交或代為返還的款項、受托代保管款項，以及非現金票據或實物接收，也多使用收條表示收訖。
收條與借條比較，不一定需要歸還，如收到還款的收條；收條與領條比較，又不一定不要歸還，形成借貸關系的收條有之，如收到預收賬款的收條。據此，收條的性質介于借條和領條之間，收款性質具有較大的不確定|生，所以使用收條時應特別審真。寫收條時，除“標題”的“收條”或“今收到”外。應在收條的正文部分寫明款項收受的性質或緣由，否則，一，旦發生糾紛，持據人與出據人分別作出不同解釋，第三方將很難作出裁判。
（四）收款收據
收款收據是印有固定格式的用以確認應領、應收或借入款項已經收到的原始憑證。諸多種類條據中，收款收據現時使用最多，包含業務內容最廣泛，因使用不當而引發的糾紛也最多。收款收據被應用于借、領、收、欠以及銷售等各方面業務事項。但根據收款收據持據方可否憑據報銷這一特點進行分類，收款收據可分為往來性收據與發票性收據兩大類。在目前，我國規定發票性收據只限用于規費|生收款和非營利性行政事業單位代辦費收款。
會計人員在出具或受理收款收據時，必須注意如下事項：（1）應嚴格劃清往來性收據與發票性收據的界限。凡屬往來性收據性質的，均不得記入成本費用；凡屬發票性收據眭質，除單位內部費用收付外。所用收據均必須套印主管財政機關的監制章，否則不得作為發票性收據使用或收受，違者。稅務機關將不給在稅前扣除甚至處以補稅罰款。（2）應規范填寫收據事由。嚴格意義上的‘收款收據應屬于收條，但鑒于用收款收據代替借條、領條甚至代替欠條在社會上已成慣例，所以使用者只能在收款事由上加以區別。填寫收款事由時，應盡可能做到用語準確、詳略適當，讓使用者一看便能認定屬于借、領、收、欠的具體J陛質；作為持據方，除審查收據的各要素項目外，應重點審查收款事由書寫是否恰當，會不會在日后產生歧義而發生糾紛。如果事由書寫不當，應拒絕收受。提請出據方重開。
（五）欠條
欠條是指債務方出具給債權方確認應償還但尚未償還款項數額的書面證據。因此在條據大類中，欠條性質特別，它只是體現對已存在的債權、債務關系進行確認，并不因之導致款項的立即收付。
欠條與借條有相同之處，即兩者都可以確認借貸關系的成立，如憑一張借條或憑一張欠條都可以要求債務人還款。但欠條與借條比較，欠條則具有借條所不具有的“累積性”、“排他性”的特點。用會計賬務作比喻，借條相當于賬務記錄的發生額，在債權人存有債務人出具的幾張借條的情況下，如果債務人沒有債權人出具的還款收據或收條，應以幾張借條金額的合計數作為債務金額處理。而債權人持有債務人出具的幾張欠條時，如果債權人在最后一張欠條的日期以后沒有向債務人出具還款收據或收條，則應以最后出具的一張欠條的金額作為債務金額處理，其他欠條或在最后一張欠條以前的還款收據或收條，都不再作為確認雙方債權、債務關系的依據。當然，上述欠條或借條上如果特別注明其他內容或欠條上均附有往來清單的，則還需結合附注或清單的內容確認債務金額。
?。┧拓泦?BR> 與以上幾種往來條據不同，送貨單與會計人員特別是出納人員的關系，不如以上幾種條據密切，但送貨單作為往來條據的作用不低于以上幾種條據。貨款清收糾紛中，不少供貨單位因為未出具送貨單，或者送貨單沒有收貨單位經辦人簽字也沒有收貨單位蓋公章（倉庫章、業務章）。使得本單位在爭議中處于十分不利地位，甚至輸掉整個官司。因此，企業銷售過程中，凡不屬于現金買賣，比如先供貨、后收款，或者先收款（預收）、后交貨，交貨時都必須出具送貨單并要求收貨方簽字或蓋章。
如果是賄貨方來人提貨，則將“送貨單”改為“收貨單”；如果是代辦托運（發貨制），將受托方簽字蓋章的托運單代替送貨單。
此外。還有一些文字或簽字并不獨立成為條據，但與有關內容結合則起到條據的作用，比如本文以下介紹的在發票或其他有關原始憑證上加注簽名，均屬廣義的條據范圍。
二、條據的蓋章與簽字
按照規定，從外單位取得的條據（原始憑證），必須蓋有出具單位的公章，從個人取得的條據，必須有收款人（或代收款人，下同）的簽名或蓋章，否則，不得付款。對于單位與內部職能部門或分支機構之間，或這些部門之間的往來條據也應參照上述規定執行。
為防范經濟糾紛并對單位或會計人員造成不利后果，應該注意以下幾個方面：
?。ㄒ唬┮詥挝幻x出具的條據必須加蓋出具單位公章
根據民法原理，單位出具的條據，既蓋了公章，個人又簽字的，除休據上另有特殊說明外，視為單位行為，個人不論與出具單位關系如何，均推定為經辦人。如果上述條據收起訴訟，人個不作為當事人處理，但如果應有單位蓋章而未蓋章的，只有個人的蓋章或簽名的，即使已寫有單位名稱，如果持據方不想找單位或出具條據單位不認賬，蓋私章或簽名的個人將會在訴訟中成立為被告。
（二）認真防范無效代簽及冒簽冒領條據
1、代簽。屬于代簽的條據，條據的收款人事后不承認，原因一般為代簽方法不規范，代簽字辦理借、領、收款時，有些代簽人只簽被代簽人只簽被代簽人的條據的收款人或欠款人的姓名，不簽自己即代簽人的姓名。這樣，事后發生糾紛時，被代簽人說自己實際沒有收到款項也沒有簽字而不予認賬，代簽人因沒有簽寫自己姓名，事后一賴了之也奈何他不得，甚至糾紛發生時已記不起是誰代簽。因此，對于代簽字的，都必須同時由代簽人書寫被代簽人和代簽入兩個人的姓名，代簽人自己簽名后應加“代”字并將姓名和“代”字置于括號中。
2.冒簽。指冒用他人姓名即法定收款^的姓名簽字。實踐中，這種糾紛案發率較高，原因是不少人對簽字的條據不附加條件，只要一見到簽字條據特別是熟人的簽字條據就深信不疑，給心術不正者甚至壞人代簽冒領提供了便利。防范的方法應是：A、對于自己不能熟練鑒別真偽的簽字人，應要求其在自己當面簽字；B、對于不具備上述條件的，在對方已簽字的情況下，可以通過電話聯系方式“核實”條據業務，“順便”核實簽字。
?。ㄈ┩咨铺幚砗玫K于面子的寫條、簽章問題.
一些屬礙于面子的簽字業務，由于收款^是付款人的領導或要好者，付款人不好意思要收款人出具借、領條或欠條等，事后收款八賴賬或忘記，造成糾紛則付款被動。防范的方法是：對于不好要求其親自寫借條、收條、領條、欠條的，可以由會計人員事前寫好應寫的條據，只將條據的簽名或蓋章處空著，這樣做—般都可以收到預期效果。
三、經濟往來中條據的具體處理
（一）還款、結算、報銷時有關條據的處理。單位之間、單位與個人的往來，凡以借條、收條、欠條等條據確立債權債務關系的，除法律法規加有規定或當事人雙方另有約定的情況外，還款時原立條據的處理原則應與心肝上規范相同，即不、不換、不改原據。如果因向外單位或外地個人索債需要出示原據，可以復印件代替。
?。ǘ捍?、預收款項支用的條據處理。不論在什么情況下，會計人員收受他人報銷憑證或其他涉及往來支付的條據，要么以現金付款，要么出具不款銷賬的收據，絕不能收到報銷憑證后讓報賬人“空手離去”。
四、收取、轉交及空收款項的條據使用與處理
?。ㄒ唬┮话憬灰准巴鶃斫Y算的收款條據
按照會計業務的慣例，出納人員（包括收款員，下同）的責任是憑票收款，“票”給付款人的幾聯（或一聯）中就有一聯屬收條性質，出納人員原則上不自開自收。但在實踐中，往來結算的收條或收據多由出納人員自開，有些出納人員由于缺乏工作經驗對于可能在近期結清或欠付報銷款項的條據往往以白紙單寫，不留存根，會計俗語叫“撒手飛”，這樣時間稍久，出納人員忘記后即成為現金長款，有時與現金短款抵銷則更難覺察。待持據人來索款或核對時，出納人員則陷入被動甚至被懷疑為貪污。因此，出納人員開具涉及往來或收入的條據，均應至少兩聯，其中一聯留存。
（二）代收款項的轉交
在企事業單位，總難免發生由其他人員為出納人員代收款的事項。代收款項應當如何轉交給出納人員，也是會計業務中容易出現糾紛的事項?，F實中，代收人員一般總是出納人員的同事、熟人，代收款轉交時，多數情況下將現金與發票，收款聯一起交給出納人員即告了事。
?。ㄈ┛帐湛铐椀臈l據處理來
在實際工作中，經常會發生由單位提供蓋章的空白發票，或者由外出人員、催款人員客戶、外出人員、清欠人員從會計人員開具尚未收款的發票自開。但這種處理方法容易產生二種糾紛，一是發票提交購買方時，購買方往往當時不能交款，而供貨方只要求購買方在發票收款聯或存根聯上簽字，就將蓋章后的發票聯及提貨聯交購貨方。事后如果購貨方賴賬，供貨方憑收款聯或者存根聯的簽字無法認定購貨方欠款，導致在經濟糾紛中處于不利地位。二是外出人員、催款人員將貨款、特別是現金收回轉交出納員時，因為發票聯、提貨聯均已交給購貨方，只剩一聯收款聯與現金一并轉交，也容易造成類似上述代收款項轉交時出現的情況。因此，建議采取以下措施防范這類風險：①客戶、外出人員或催款人員自出納員處開具發票時，交款不足部分或沒有交款的，取票人必須就欠款部分向出納員出具欠條，注明欠款金額、原因。②外出人員、結賬及催款人員向客戶開具發票時，也必須按上述要求辦理，均不得以客戶在發票有關聯簽字代替欠條。③客戶、外出人員、結賬及催款人員向出納員交款時，凡不在交款時開具發票的，出納員必須向交款人出具收款收據。
（一）借條
借條又稱借據、借款據或者借款憑證。借條是確認雙方借貸關系成立的原始憑證。除支付報銷款項、支付無需歸還的款項和確認以往債務外，其他款項支付皆可以用借條。在會計實踐中，款項付出時如當時難于確定其使用性質，會計人員應堅持要求收款人出具借條。收款人使用白紙書寫借條時，“標題”可直接寫“借條”，“借據”或“今借到”。
?。ǘ╊I條
領條是確認應領款項（或物資，下同）已實際領取的原始憑證。通常情況下，領條表示兩重含義：一是應領款項已收到；二是所領款項屬于收款人應得，無需歸還。因此，會計處理上，領條或用于報銷?；蛴糜跊_銷往來或代辦收付。
領條也有兩種形式，一是以白紙由收款人直接書寫或單獨出具：二是印制有固定格式的原始憑證，付款時由收款人簽字領取。后一種多為多人式的，而且不一定使用“領條”這一名稱，職工工資表、取暖費發放表等均屬這類領條。以自紙直接書寫領條時，通常標題為“領條”、“今領到”。而且必須在領條正文寫明領款原因。
實踐中，業務人員還可能從出納員處領取已蓋印章的空白轉賬支票、填有數額的銀行匯票等。其實質屬借，但習慣上往往出具領條或收條。
（三）收條
收條是在不宜使用借條、領條的情況下，收款方出具的確認已收到款項的原始憑證。收條一般用于預收賬款、接受投資、接受捐贈這類收款，以及用于收到不退還原借條、原欠條的還款。會計實踐中，收到委托人轉交或代為返還的款項、受托代保管款項，以及非現金票據或實物接收，也多使用收條表示收訖。
收條與借條比較，不一定需要歸還，如收到還款的收條；收條與領條比較，又不一定不要歸還，形成借貸關系的收條有之，如收到預收賬款的收條。據此，收條的性質介于借條和領條之間，收款性質具有較大的不確定|生，所以使用收條時應特別審真。寫收條時，除“標題”的“收條”或“今收到”外。應在收條的正文部分寫明款項收受的性質或緣由，否則，一，旦發生糾紛，持據人與出據人分別作出不同解釋，第三方將很難作出裁判。
（四）收款收據
收款收據是印有固定格式的用以確認應領、應收或借入款項已經收到的原始憑證。諸多種類條據中，收款收據現時使用最多，包含業務內容最廣泛，因使用不當而引發的糾紛也最多。收款收據被應用于借、領、收、欠以及銷售等各方面業務事項。但根據收款收據持據方可否憑據報銷這一特點進行分類，收款收據可分為往來性收據與發票性收據兩大類。在目前，我國規定發票性收據只限用于規費|生收款和非營利性行政事業單位代辦費收款。
會計人員在出具或受理收款收據時，必須注意如下事項：（1）應嚴格劃清往來性收據與發票性收據的界限。凡屬往來性收據性質的，均不得記入成本費用；凡屬發票性收據眭質，除單位內部費用收付外。所用收據均必須套印主管財政機關的監制章，否則不得作為發票性收據使用或收受，違者。稅務機關將不給在稅前扣除甚至處以補稅罰款。（2）應規范填寫收據事由。嚴格意義上的‘收款收據應屬于收條，但鑒于用收款收據代替借條、領條甚至代替欠條在社會上已成慣例，所以使用者只能在收款事由上加以區別。填寫收款事由時，應盡可能做到用語準確、詳略適當，讓使用者一看便能認定屬于借、領、收、欠的具體J陛質；作為持據方，除審查收據的各要素項目外，應重點審查收款事由書寫是否恰當，會不會在日后產生歧義而發生糾紛。如果事由書寫不當，應拒絕收受。提請出據方重開。
（五）欠條
欠條是指債務方出具給債權方確認應償還但尚未償還款項數額的書面證據。因此在條據大類中，欠條性質特別，它只是體現對已存在的債權、債務關系進行確認，并不因之導致款項的立即收付。
欠條與借條有相同之處，即兩者都可以確認借貸關系的成立，如憑一張借條或憑一張欠條都可以要求債務人還款。但欠條與借條比較，欠條則具有借條所不具有的“累積性”、“排他性”的特點。用會計賬務作比喻，借條相當于賬務記錄的發生額，在債權人存有債務人出具的幾張借條的情況下，如果債務人沒有債權人出具的還款收據或收條，應以幾張借條金額的合計數作為債務金額處理。而債權人持有債務人出具的幾張欠條時，如果債權人在最后一張欠條的日期以后沒有向債務人出具還款收據或收條，則應以最后出具的一張欠條的金額作為債務金額處理，其他欠條或在最后一張欠條以前的還款收據或收條，都不再作為確認雙方債權、債務關系的依據。當然，上述欠條或借條上如果特別注明其他內容或欠條上均附有往來清單的，則還需結合附注或清單的內容確認債務金額。
?。┧拓泦?BR> 與以上幾種往來條據不同，送貨單與會計人員特別是出納人員的關系，不如以上幾種條據密切，但送貨單作為往來條據的作用不低于以上幾種條據。貨款清收糾紛中，不少供貨單位因為未出具送貨單，或者送貨單沒有收貨單位經辦人簽字也沒有收貨單位蓋公章（倉庫章、業務章）。使得本單位在爭議中處于十分不利地位，甚至輸掉整個官司。因此，企業銷售過程中，凡不屬于現金買賣，比如先供貨、后收款，或者先收款（預收）、后交貨，交貨時都必須出具送貨單并要求收貨方簽字或蓋章。
如果是賄貨方來人提貨，則將“送貨單”改為“收貨單”；如果是代辦托運（發貨制），將受托方簽字蓋章的托運單代替送貨單。
此外。還有一些文字或簽字并不獨立成為條據，但與有關內容結合則起到條據的作用，比如本文以下介紹的在發票或其他有關原始憑證上加注簽名，均屬廣義的條據范圍。
二、條據的蓋章與簽字
按照規定，從外單位取得的條據（原始憑證），必須蓋有出具單位的公章，從個人取得的條據，必須有收款人（或代收款人，下同）的簽名或蓋章，否則，不得付款。對于單位與內部職能部門或分支機構之間，或這些部門之間的往來條據也應參照上述規定執行。
為防范經濟糾紛并對單位或會計人員造成不利后果，應該注意以下幾個方面：
?。ㄒ唬┮詥挝幻x出具的條據必須加蓋出具單位公章
根據民法原理，單位出具的條據，既蓋了公章，個人又簽字的，除休據上另有特殊說明外，視為單位行為，個人不論與出具單位關系如何，均推定為經辦人。如果上述條據收起訴訟，人個不作為當事人處理，但如果應有單位蓋章而未蓋章的，只有個人的蓋章或簽名的，即使已寫有單位名稱，如果持據方不想找單位或出具條據單位不認賬，蓋私章或簽名的個人將會在訴訟中成立為被告。
（二）認真防范無效代簽及冒簽冒領條據
1、代簽。屬于代簽的條據，條據的收款人事后不承認，原因一般為代簽方法不規范，代簽字辦理借、領、收款時，有些代簽人只簽被代簽人只簽被代簽人的條據的收款人或欠款人的姓名，不簽自己即代簽人的姓名。這樣，事后發生糾紛時，被代簽人說自己實際沒有收到款項也沒有簽字而不予認賬，代簽人因沒有簽寫自己姓名，事后一賴了之也奈何他不得，甚至糾紛發生時已記不起是誰代簽。因此，對于代簽字的，都必須同時由代簽人書寫被代簽人和代簽入兩個人的姓名，代簽人自己簽名后應加“代”字并將姓名和“代”字置于括號中。
2.冒簽。指冒用他人姓名即法定收款^的姓名簽字。實踐中，這種糾紛案發率較高，原因是不少人對簽字的條據不附加條件，只要一見到簽字條據特別是熟人的簽字條據就深信不疑，給心術不正者甚至壞人代簽冒領提供了便利。防范的方法應是：A、對于自己不能熟練鑒別真偽的簽字人，應要求其在自己當面簽字；B、對于不具備上述條件的，在對方已簽字的情況下，可以通過電話聯系方式“核實”條據業務，“順便”核實簽字。
?。ㄈ┩咨铺幚砗玫K于面子的寫條、簽章問題.
一些屬礙于面子的簽字業務，由于收款^是付款人的領導或要好者，付款人不好意思要收款人出具借、領條或欠條等，事后收款八賴賬或忘記，造成糾紛則付款被動。防范的方法是：對于不好要求其親自寫借條、收條、領條、欠條的，可以由會計人員事前寫好應寫的條據，只將條據的簽名或蓋章處空著，這樣做—般都可以收到預期效果。
三、經濟往來中條據的具體處理
（一）還款、結算、報銷時有關條據的處理。單位之間、單位與個人的往來，凡以借條、收條、欠條等條據確立債權債務關系的，除法律法規加有規定或當事人雙方另有約定的情況外，還款時原立條據的處理原則應與心肝上規范相同，即不、不換、不改原據。如果因向外單位或外地個人索債需要出示原據，可以復印件代替。
?。ǘ捍?、預收款項支用的條據處理。不論在什么情況下，會計人員收受他人報銷憑證或其他涉及往來支付的條據，要么以現金付款，要么出具不款銷賬的收據，絕不能收到報銷憑證后讓報賬人“空手離去”。
四、收取、轉交及空收款項的條據使用與處理
?。ㄒ唬┮话憬灰准巴鶃斫Y算的收款條據
按照會計業務的慣例，出納人員（包括收款員，下同）的責任是憑票收款，“票”給付款人的幾聯（或一聯）中就有一聯屬收條性質，出納人員原則上不自開自收。但在實踐中，往來結算的收條或收據多由出納人員自開，有些出納人員由于缺乏工作經驗對于可能在近期結清或欠付報銷款項的條據往往以白紙單寫，不留存根，會計俗語叫“撒手飛”，這樣時間稍久，出納人員忘記后即成為現金長款，有時與現金短款抵銷則更難覺察。待持據人來索款或核對時，出納人員則陷入被動甚至被懷疑為貪污。因此，出納人員開具涉及往來或收入的條據，均應至少兩聯，其中一聯留存。
（二）代收款項的轉交
在企事業單位，總難免發生由其他人員為出納人員代收款的事項。代收款項應當如何轉交給出納人員，也是會計業務中容易出現糾紛的事項?，F實中，代收人員一般總是出納人員的同事、熟人，代收款轉交時，多數情況下將現金與發票，收款聯一起交給出納人員即告了事。
?。ㄈ┛帐湛铐椀臈l據處理來
在實際工作中，經常會發生由單位提供蓋章的空白發票，或者由外出人員、催款人員客戶、外出人員、清欠人員從會計人員開具尚未收款的發票自開。但這種處理方法容易產生二種糾紛，一是發票提交購買方時，購買方往往當時不能交款，而供貨方只要求購買方在發票收款聯或存根聯上簽字，就將蓋章后的發票聯及提貨聯交購貨方。事后如果購貨方賴賬，供貨方憑收款聯或者存根聯的簽字無法認定購貨方欠款，導致在經濟糾紛中處于不利地位。二是外出人員、催款人員將貨款、特別是現金收回轉交出納員時，因為發票聯、提貨聯均已交給購貨方，只剩一聯收款聯與現金一并轉交，也容易造成類似上述代收款項轉交時出現的情況。因此，建議采取以下措施防范這類風險：①客戶、外出人員或催款人員自出納員處開具發票時，交款不足部分或沒有交款的，取票人必須就欠款部分向出納員出具欠條，注明欠款金額、原因。②外出人員、結賬及催款人員向客戶開具發票時，也必須按上述要求辦理，均不得以客戶在發票有關聯簽字代替欠條。③客戶、外出人員、結賬及催款人員向出納員交款時，凡不在交款時開具發票的，出納員必須向交款人出具收款收據。
