設備監理輔導：合同談判的準備工作
發布時間：2010-01-14 共1頁
合同談判的準備工作
合同談判是業主與承包商面對面的直接較量，談判的結果直接關系到合同條款的訂立是否于己有利，因此，在合同正式談判開始前，無論是業主還是承包商，必須深入細致地做好充分的思想準備、組織準備、資料準備等，做到知己知彼，心中有數，為合同談判的成功奠定堅實的基礎。
1.談判的思想準備
合同談判是一項艱苦復雜的工作，只有有了充分的思想準備，才能在談判中堅持立場，適當妥協，最后達到目標。因此，在正式談判之前，應對以下兩個問題做好充分的思想準備：
1）談判目的
這是必須明確的首要問題，因為不同的目標決定了談判方式與最終談判結果，一切具體的談判行為方式和技巧都是為談判的目的服務的。因此，首先必須確定自己的談判目標，同時，要分析揣摩對方談判的真實意圖，從而有針對性地進行準備并采取相應的談判方式和談判策略。
2）確立己方談判的基本原則和談判中的態度
明確談判目的后，必須確立己方談判的基本立場和原則，從而確定在談判中哪些問題是必須堅持的，哪些問題可以做出一定的合理讓步以及讓步的程度等。同時，還應具體分析在談判中可能遇到的各種復雜情況及其對談判目標實現的影響，談判有無失敗的可能，遇到實質性問題爭執不下如何解決等。做到既保證合同談判能夠順利進行，又保證自己能夠獲得于己有利的合同條款。
2.合同談判的組織準備
在明確了談判的目標并做好了應付各種復雜局面的思想準備后，就必須著手組織一個精明強干、經驗豐富的談判班子具體進行談判準備和談判工作。談判組成員的專業知識結構、綜合業務能力和基本素質對談判結果有著重要的影響。一個合格的談判小組應由有著實質性談判經驗的技術人員、財務人員、法律人員組成。談判組長應由思維敏捷，思路清晰，具備高度組織能力與應變能力，熟悉業務并有著豐富經驗的談判專家擔任。
3.合同談判的資料準備
合同談判必須有理有據，因此談判前必須收集整理各種基礎資料和背景材料。包括對方的資信狀況、履約能力、發展階段、項目的由來，項目的資金來源、土地獲得情況、項目目前進展情況等，以及在前期接觸過程中已經達成的意向書、會議紀要、備忘錄等。并將資料分成三類：一是準備原招標文件中的合同條件、技術規范及投標文件、中標函等文件，以及向對方提出的建議等資料；二是準備好談判時對方可能索取的資料以及在充分估計對方可能提出各種問題基礎上準備好適當的資料論據，以便對這些問題做出恰如其分的回答；三是準備好能夠證明自己能力和資信程度等資料，使對方能夠確信自己具備履約能力。
4.背景材料的分析
在獲得上述基礎資料及背景材料后，必須對這些資料進行詳細分析。包括：
1）對己方的分析
簽訂工程合同之前，必須對自己的情況進行詳細分析。對發包人來說，應按照可行性研究的有關規定，作定性和定量的分析研究，在此基礎上論證項目在技術上、經濟上的可行性，經過方案比較，推薦最佳方案。在此基礎上，了解自己建設準備工作情況，包括技術準備、征地拆遷、現場準備及資金準備等情況，以及自己對項目在質量、工期、造價等方面的要求，以確定己方的談判方案。
對承包商而言，在接到中標函后，應當詳細分析項目的合法性與有效性，項目的自然條件和施工條件，己方在承包該項目有哪些優勢，存在哪些不足，以確立己方在談判中的地位。同時，必須熟悉合同審查表中的內容。以確立己方的談判原則和立場。
2）對對方的分析
對對方的基本情況的分析主要從以下幾方面人手：
（1）對方是否為合法主體，資信情況如何。這是首先必須要確定的問題。如果承包人越級承包，或者承包人履約能力極差，就可能會造成工程質量低劣，工期嚴重延誤，從而導致合同根本無法順利進行，給發包人帶來巨損害。相反，如果工程項目本身因為缺少政府批文而不合法，發包主體不合法，或者發包人的資信狀況不良，也會給承包人帶來巨損失。因此在談判前必須確認對方是履約能力強、資信情況好的合法主體，否則，就要慎重考慮是否和對方簽訂合同。
（2）談判對手的真實意圖。只有在充分了解對手的談判誠意和談判動機后，并對此做好充分的思想準備，才能在談判中始終掌握主動權。
（3）對方談判人員的基本情況。包括：對方談判人員的組成，談判人員的身份、年齡、健康狀況、性格、資歷、專業水平、談判風格等，以便己方有針對性地安排談判人員并做好思想上和技術上的準備，并注意與對方建立良好的關系，發展談判雙方的友誼，爭取在到達談判桌以前就有親切感和信任感，為談判創造良好的氛圍。同時，還要了解對方是否熟悉己方；另外，必須了解對方各談判人員對談判所持的態度、意見，從而盡量分析并確定談判的關鍵問題和關鍵人物的意見和傾向。
5.談判方案的準備
在確立己方的談判目標及認真分析己方和對手的情況的基礎上，擬定談判提綱。同時，要根據談判目標，準備幾個不同的談判方案，還要研究和考慮其中哪個方案較好以及對方可能傾向與哪個方案。這樣，當對方不易接受某一方案時，就可以改換另一種方案，通過協商就可以選擇一個為雙方都能夠接受的最佳方案。談判中切忌只有一個方案，當對方拒不接受時，易使談判陷入僵局。
6.會議具體事務的安排準備
這是談判開始前必須的準備工作，包括三方面內容：選擇談判的時機、談判的地點以及談判議程的安排。盡可能選擇有利于己方的時間和地點，同時要兼顧對方能否接受。應根據具體情況安排議程，議程安排應松緊適度。
合同談判是業主與承包商面對面的直接較量，談判的結果直接關系到合同條款的訂立是否于己有利，因此，在合同正式談判開始前，無論是業主還是承包商，必須深入細致地做好充分的思想準備、組織準備、資料準備等，做到知己知彼，心中有數，為合同談判的成功奠定堅實的基礎。
1.談判的思想準備
合同談判是一項艱苦復雜的工作，只有有了充分的思想準備，才能在談判中堅持立場，適當妥協，最后達到目標。因此，在正式談判之前，應對以下兩個問題做好充分的思想準備：
1）談判目的
這是必須明確的首要問題，因為不同的目標決定了談判方式與最終談判結果，一切具體的談判行為方式和技巧都是為談判的目的服務的。因此，首先必須確定自己的談判目標，同時，要分析揣摩對方談判的真實意圖，從而有針對性地進行準備并采取相應的談判方式和談判策略。
2）確立己方談判的基本原則和談判中的態度
明確談判目的后，必須確立己方談判的基本立場和原則，從而確定在談判中哪些問題是必須堅持的，哪些問題可以做出一定的合理讓步以及讓步的程度等。同時，還應具體分析在談判中可能遇到的各種復雜情況及其對談判目標實現的影響，談判有無失敗的可能，遇到實質性問題爭執不下如何解決等。做到既保證合同談判能夠順利進行，又保證自己能夠獲得于己有利的合同條款。
2.合同談判的組織準備
在明確了談判的目標并做好了應付各種復雜局面的思想準備后，就必須著手組織一個精明強干、經驗豐富的談判班子具體進行談判準備和談判工作。談判組成員的專業知識結構、綜合業務能力和基本素質對談判結果有著重要的影響。一個合格的談判小組應由有著實質性談判經驗的技術人員、財務人員、法律人員組成。談判組長應由思維敏捷，思路清晰，具備高度組織能力與應變能力，熟悉業務并有著豐富經驗的談判專家擔任。
3.合同談判的資料準備
合同談判必須有理有據，因此談判前必須收集整理各種基礎資料和背景材料。包括對方的資信狀況、履約能力、發展階段、項目的由來，項目的資金來源、土地獲得情況、項目目前進展情況等，以及在前期接觸過程中已經達成的意向書、會議紀要、備忘錄等。并將資料分成三類：一是準備原招標文件中的合同條件、技術規范及投標文件、中標函等文件，以及向對方提出的建議等資料；二是準備好談判時對方可能索取的資料以及在充分估計對方可能提出各種問題基礎上準備好適當的資料論據，以便對這些問題做出恰如其分的回答；三是準備好能夠證明自己能力和資信程度等資料，使對方能夠確信自己具備履約能力。
4.背景材料的分析
在獲得上述基礎資料及背景材料后，必須對這些資料進行詳細分析。包括：
1）對己方的分析
簽訂工程合同之前，必須對自己的情況進行詳細分析。對發包人來說，應按照可行性研究的有關規定，作定性和定量的分析研究，在此基礎上論證項目在技術上、經濟上的可行性，經過方案比較，推薦最佳方案。在此基礎上，了解自己建設準備工作情況，包括技術準備、征地拆遷、現場準備及資金準備等情況，以及自己對項目在質量、工期、造價等方面的要求，以確定己方的談判方案。
對承包商而言，在接到中標函后，應當詳細分析項目的合法性與有效性，項目的自然條件和施工條件，己方在承包該項目有哪些優勢，存在哪些不足，以確立己方在談判中的地位。同時，必須熟悉合同審查表中的內容。以確立己方的談判原則和立場。
2）對對方的分析
對對方的基本情況的分析主要從以下幾方面人手：
（1）對方是否為合法主體，資信情況如何。這是首先必須要確定的問題。如果承包人越級承包，或者承包人履約能力極差，就可能會造成工程質量低劣，工期嚴重延誤，從而導致合同根本無法順利進行，給發包人帶來巨損害。相反，如果工程項目本身因為缺少政府批文而不合法，發包主體不合法，或者發包人的資信狀況不良，也會給承包人帶來巨損失。因此在談判前必須確認對方是履約能力強、資信情況好的合法主體，否則，就要慎重考慮是否和對方簽訂合同。
（2）談判對手的真實意圖。只有在充分了解對手的談判誠意和談判動機后，并對此做好充分的思想準備，才能在談判中始終掌握主動權。
（3）對方談判人員的基本情況。包括：對方談判人員的組成，談判人員的身份、年齡、健康狀況、性格、資歷、專業水平、談判風格等，以便己方有針對性地安排談判人員并做好思想上和技術上的準備，并注意與對方建立良好的關系，發展談判雙方的友誼，爭取在到達談判桌以前就有親切感和信任感，為談判創造良好的氛圍。同時，還要了解對方是否熟悉己方；另外，必須了解對方各談判人員對談判所持的態度、意見，從而盡量分析并確定談判的關鍵問題和關鍵人物的意見和傾向。
5.談判方案的準備
在確立己方的談判目標及認真分析己方和對手的情況的基礎上，擬定談判提綱。同時，要根據談判目標，準備幾個不同的談判方案，還要研究和考慮其中哪個方案較好以及對方可能傾向與哪個方案。這樣，當對方不易接受某一方案時，就可以改換另一種方案，通過協商就可以選擇一個為雙方都能夠接受的最佳方案。談判中切忌只有一個方案，當對方拒不接受時，易使談判陷入僵局。
6.會議具體事務的安排準備
這是談判開始前必須的準備工作，包括三方面內容：選擇談判的時機、談判的地點以及談判議程的安排。盡可能選擇有利于己方的時間和地點，同時要兼顧對方能否接受。應根據具體情況安排議程，議程安排應松緊適度。
