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　　為加強(qiáng)公司文書(shū)、檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用文書(shū)、檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定：
　　一、 本規(guī)定所稱(chēng)的文書(shū)、檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄；和各種收發(fā)文件等。
　　二、 公司及各部門(mén)、員工有保護(hù)文書(shū)、檔案的義務(wù)。
　　五、 人事行政部應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
　　六、 整理辦法：根據(jù)文書(shū)、檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、種類(lèi)、密級(jí)等分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行管理，以問(wèn)題特征為主，立小卷，一事一卷。當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷；立卷時(shí)按不同價(jià)值把保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期。
　　七、 屬于公司保管的檔案：公司人事行政部及各部門(mén)的文件管理員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交人事行政部保管，任何人不得據(jù)為己有。
　　八、 屬部門(mén)保管的檔案：在每季頭一個(gè)月十日前匯編成冊(cè)上報(bào)人事行政部，各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交人事行政部。
　　九、 在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。
　　十、 受控文件和資料的相關(guān)規(guī)定，按《文件和資料管理程序》執(zhí)行。質(zhì)量記錄的相關(guān)規(guī)定按《質(zhì)量記錄管理程序》執(zhí)行。
　　十一、 監(jiān)督：人事行政部根據(jù)各部門(mén)和各部門(mén)上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來(lái)監(jiān)督各部門(mén)及各部門(mén)檔案的管理工作。
　　十二、 銷(xiāo)毀：須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在清單上簽字。來(lái)
　　十三、 借閱：因工作需要借閱文檔的，應(yīng)按《文書(shū)、檔案借閱管理規(guī)定》處理。
　　十四、 各部門(mén)應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。備份盤(pán)與源盤(pán)應(yīng)分開(kāi)存放。