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　　四、物業(yè)管理企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置

　　（一）機(jī)構(gòu)設(shè)置的要點(diǎn)

　　1.精悍的科學(xué)決策領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)
　　物業(yè)管理企業(yè)作為獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，決策機(jī)構(gòu)上進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策，決定著用人機(jī)制，關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展。這就要求設(shè)立一個(gè)精悍、高效、富有戰(zhàn)斗力的領(lǐng)導(dǎo)班子。一種是經(jīng)理負(fù)責(zé)制，要求有水平高、懂經(jīng)營(yíng)、素質(zhì)好的經(jīng)理，上級(jí)部門(mén)要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，職工參與民主管理；第二種是董事會(huì)制，決策層和管理層分離，分級(jí)負(fù)責(zé)，權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)。
　　2.適應(yīng)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)制
　　服務(wù)管理要向市場(chǎng)要效益，寓管理、效益于服務(wù)之中。機(jī)構(gòu)設(shè)置要體現(xiàn)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)共同承擔(dān)的原則。企業(yè)要承擔(dān)次級(jí)風(fēng)險(xiǎn)即自負(fù)虧損，也要承擔(dān)最大風(fēng)險(xiǎn)即破產(chǎn)倒閉，要把個(gè)人勞動(dòng)、部門(mén)服務(wù)質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益與企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)掛鉤，要“定崗、定員、定職責(zé)”，使得進(jìn)行物業(yè)管理的人、物及場(chǎng)所達(dá)到最佳結(jié)合。
　　3.集約化的管理體制
　　物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者、工程技術(shù)人員和全體操作工人要把企業(yè)動(dòng)力作用的方向集中到不斷開(kāi)拓市場(chǎng)，依靠技術(shù)進(jìn)步改善管理、降低成本，提高服務(wù)質(zhì)量上來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理企業(yè)的有效經(jīng)營(yíng)。

　　（二）有關(guān)部門(mén)的設(shè)置

　　物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)的具體設(shè)置，要根據(jù)管理物業(yè)的規(guī)模和服務(wù)管理的目標(biāo)內(nèi)容，以及物業(yè)管理企業(yè)實(shí)際情況決定。通常物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置一般有如下幾種模式：
　　1.事業(yè)部制
　　所謂事業(yè)部制，原是西方國(guó)家一些大公司將公司所屬的分公司或工廠，按產(chǎn)品大類(lèi)劃地區(qū)組織事業(yè)部，實(shí)行集中決策指導(dǎo)分級(jí)經(jīng)營(yíng)實(shí)行單獨(dú)核算的一種組織形式。即物業(yè)管理公司（有的稱(chēng)總公司）下設(shè)若干事業(yè)部，每個(gè)事業(yè)部又負(fù)責(zé)若干經(jīng)營(yíng)事務(wù)，總公司掌管戰(zhàn)略決策，確定經(jīng)營(yíng)方針，統(tǒng)管人員，統(tǒng)一調(diào)度人力、物力、財(cái)力等。
　　2.直線-職能制
　　職能制是設(shè)有職能機(jī)構(gòu)，由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人在業(yè)務(wù)范圍內(nèi)下達(dá)和布置工作。直線-職能制是管理機(jī)構(gòu)有兩個(gè)層次，一個(gè)是管理層，一個(gè)是作業(yè)層，經(jīng)理通過(guò)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施內(nèi)部管理。
　　香港往往把部門(mén)歸并為三塊：管理、服務(wù)和內(nèi)務(wù)。
　　不論是事業(yè)部制或直線職能制，各部職能大致如下：
　　經(jīng)理室。它是決策機(jī)構(gòu)，經(jīng)理對(duì)公司負(fù)全面責(zé)任，對(duì)重大問(wèn)題作出決策，布置和協(xié)調(diào)各部門(mén)工作。
　　辦公室。主要負(fù)責(zé)公司內(nèi)部日常行政事務(wù)，包括人事、后勤、檔案等，有時(shí)辦公室還負(fù)責(zé)招聘和培訓(xùn)員工工作。
　　財(cái)務(wù)部。主要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理，在經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下做好資金運(yùn)作的日常工作，負(fù)責(zé)管理服務(wù)費(fèi)的收繳，會(huì)計(jì)、出納分開(kāi)，做好財(cái)會(huì)賬冊(cè)、報(bào)表，繳納財(cái)稅，要經(jīng)常向經(jīng)理報(bào)告公司財(cái)務(wù)情況。
　　工程部。這是負(fù)責(zé)物業(yè)維修及設(shè)備運(yùn)行的技術(shù)管理部門(mén)，一般由房屋工程、電氣工程、給排水等方面的中、高級(jí)技術(shù)人員組成，包括房屋的設(shè)備檢驗(yàn)、維修工程安排，對(duì)業(yè)主裝修的指導(dǎo)和監(jiān)督等。
　　管理部。一般有房屋及設(shè)備急修以及一般報(bào)修受理或作業(yè)，負(fù)責(zé)保安、消防、車(chē)輛交通等工作，轄區(qū)內(nèi)的環(huán)境保護(hù)和日常清掃，綠化設(shè)施的管理，樹(shù)木、綠地養(yǎng)護(hù)等。
　　經(jīng)營(yíng)發(fā)展部。這是物業(yè)管理公司“一業(yè)為主、多種經(jīng)營(yíng)”的管理部門(mén)，對(duì)物業(yè)管理公司貫徹以業(yè)養(yǎng)業(yè)的方針至關(guān)重要。經(jīng)營(yíng)發(fā)展部負(fù)責(zé)各種文化、娛樂(lè)、生活、商業(yè)等公共性服務(wù)經(jīng)營(yíng)設(shè)施和部門(mén)，接受業(yè)主綜合性或個(gè)別性的委托、代辦服務(wù)。
　　3.物業(yè)管理有限責(zé)任公司的組織機(jī)構(gòu)
　　根據(jù)《公司法》，有限責(zé)任公司設(shè)立股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和董事會(huì)。股東會(huì)是公司的權(quán)力機(jī)構(gòu)。它決定公司的經(jīng)營(yíng)方針和投資計(jì)劃，選舉和更換董事，選舉和更換由股東代表?yè)?dān)任的監(jiān)事，對(duì)發(fā)行公司債券等作出決議等。監(jiān)事會(huì)由股東會(huì)選出的監(jiān)事和公司職工民主選舉產(chǎn)生的監(jiān)事組成，這是公司監(jiān)督機(jī)構(gòu)。董事會(huì)是經(jīng)營(yíng)決策機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，董事長(zhǎng)為公司的法定代表人。有限責(zé)任公司經(jīng)理，由董事會(huì)聘任或解聘。
　　4.物業(yè)管理股份有限公司的組織機(jī)構(gòu)
　　股份有限公司和股份合作公司應(yīng)訂立章程，其內(nèi)容前文已述。發(fā)起人、認(rèn)股人舉行創(chuàng)立大會(huì)，通過(guò)公司章程，選舉董事會(huì)成員，選舉監(jiān)事會(huì)成員等。

　　五、物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理

　　物業(yè)管理集服務(wù)、經(jīng)營(yíng)為一體，既是一種服務(wù)行為，又是一種經(jīng)營(yíng)行為。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)在國(guó)家宏觀政策、法規(guī)的調(diào)控下，按照市場(chǎng)需求，采取科學(xué)的管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的管理手段和管理工具自主地組織服務(wù)與經(jīng)營(yíng)。物業(yè)管理企業(yè)在管理服務(wù)活動(dòng)中，必須以經(jīng)營(yíng)為手段，以效益為目的。以經(jīng)營(yíng)為手段，就是要在物業(yè)管理的全過(guò)程中實(shí)行有償服務(wù)，并通過(guò)經(jīng)營(yíng)各種實(shí)業(yè)，解決物業(yè)管理中的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支；以效益為目的，就是以社會(huì)效益、環(huán)境效益、經(jīng)濟(jì)效益和心理效益為最終目標(biāo)。由于物業(yè)管理與社會(huì)的關(guān)系密切，物業(yè)管理企業(yè)對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)除本身的經(jīng)濟(jì)效益以及繳納稅費(fèi)外，對(duì)其他行業(yè)來(lái)說(shuō)還有更多的社會(huì)效益、環(huán)境效益和心理效益。例如，良好的物業(yè)管理可以為業(yè)主提供一個(gè)方便、安全、清靜、整潔、舒適的居住和工作條件，使人們能安居樂(lè)業(yè)；優(yōu)良的物業(yè)管理還能創(chuàng)造優(yōu)美的小區(qū)環(huán)境，為樹(shù)立城市形象增添光彩。把經(jīng)濟(jì)效益與這些社會(huì)效益、環(huán)境效益和心理效益結(jié)合起來(lái)就形成了物業(yè)管理的綜合效益。良好的綜合效益能為企業(yè)帶來(lái)良好的企業(yè)形象，而良好的企業(yè)形象又是形成商業(yè)信譽(yù)的重要源泉，因而它也是構(gòu)成企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的重要組成部分。一家擁有較高商譽(yù)的企業(yè)無(wú)疑具有更大的發(fā)展空間，其重要意義在于可以睦鄰公眾關(guān)系，促進(jìn)管理服務(wù)的銷(xiāo)售，獲得行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
　　鑒于目前人們對(duì)物業(yè)管理的適應(yīng)性和承受性差距較大，人們的觀念還沒(méi)有完全轉(zhuǎn)變，我國(guó)的物業(yè)管理企業(yè)要提高經(jīng)濟(jì)效益乃至綜合效益就必須從自身經(jīng)營(yíng)管理入手，實(shí)施規(guī)范化、規(guī)模化、信息化的經(jīng)營(yíng)管理。
　　規(guī)范化就是要求物業(yè)管理企業(yè)必須完善企業(yè)管理，物業(yè)管理的運(yùn)作必須做到規(guī)范化，尤其是目前問(wèn)題較多的收費(fèi)管理。對(duì)于物業(yè)管理的基本業(yè)務(wù)和專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)，一般以“保本微利”為原則，只向業(yè)主收取低廉的費(fèi)用。對(duì)于物業(yè)管理的特色業(yè)務(wù)，一般以“低利”為原則，即在成本之上再收取稍高一些的費(fèi)用。對(duì)于物業(yè)管理的多種經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，則要求講究經(jīng)濟(jì)效益。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮能動(dòng)作用，積極開(kāi)拓多種經(jīng)營(yíng)的新領(lǐng)域，并且在提高經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)注意提高社會(huì)效益和環(huán)境效益。
　　規(guī)模化就是要求物業(yè)管理企業(yè)盡可能實(shí)行規(guī)模化經(jīng)營(yíng)，使物業(yè)管理不斷優(yōu)化。根據(jù)規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論，企業(yè)只有達(dá)到了經(jīng)營(yíng)規(guī)模程度，此時(shí)管理服務(wù)的單位成本最低，這樣才能提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。物業(yè)管理雖然是服務(wù)性行業(yè)，但作為一個(gè)企業(yè)，在開(kāi)拓物業(yè)管理業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)立足于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和減低業(yè)主管理費(fèi)負(fù)擔(dān)，考慮運(yùn)用規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論發(fā)展企業(yè)。根據(jù)目前不同規(guī)模物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況分析，可以發(fā)現(xiàn)凡是上規(guī)模的物業(yè)管理企業(yè)，既可以減輕業(yè)主的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，又能為自身創(chuàng)取較好的經(jīng)濟(jì)效益。此外，上規(guī)模的物業(yè)管理企業(yè)，更能使業(yè)主受到全方位、多層次、多項(xiàng)目的服務(wù)。隨著人們生活水平的不斷提高和觀念的改變，業(yè)主對(duì)提高物業(yè)功能質(zhì)量，改善物業(yè)環(huán)境的要求也會(huì)越來(lái)越高，要求物業(yè)管理企業(yè)提供的服務(wù)內(nèi)容也會(huì)越來(lái)越多。上規(guī)模的物業(yè)管理企業(yè)，由于社會(huì)網(wǎng)絡(luò)眾多，各種人才齊全，可以滿(mǎn)足業(yè)主的要求，而一些小企業(yè)則無(wú)法做到。
　　信息化就是要求物業(yè)管理企業(yè)充分利用信息系統(tǒng)。當(dāng)代社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，信息的收集、分析和利用是企業(yè)成敗的關(guān)鍵。尤其是實(shí)行了規(guī)模化經(jīng)營(yíng)的企業(yè)，為了適應(yīng)物業(yè)管理的需求，計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)技術(shù)在物業(yè)管理中將會(huì)得到越來(lái)越廣泛的運(yùn)用。物業(yè)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，是指運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，把有關(guān)物業(yè)管理信息物化在各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備和物業(yè)管理人員構(gòu)成一個(gè)為物業(yè)管理目標(biāo)服務(wù)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。通過(guò)信息系統(tǒng)的應(yīng)用，可以使物業(yè)管理的許多日常工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。例如，利用計(jì)算機(jī)控制建筑物的空調(diào)系統(tǒng)、防火安全自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、建筑物內(nèi)的垂直交通系統(tǒng)、照明系統(tǒng)、建筑物部件及附屬設(shè)備安全報(bào)警系統(tǒng)、大廈保安系統(tǒng)、輔助物業(yè)管理人員工作的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、建筑物出租（租客、租金、租約）管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)分析與管理系統(tǒng)、管理決策輔助支持系統(tǒng)、人員管理系統(tǒng)等。自動(dòng)化對(duì)物業(yè)管理產(chǎn)生兩個(gè)明顯的效果：首先能提高效率，達(dá)到降低成本的效果。因?yàn)樽詣?dòng)化可以使在員人數(shù)相同或減少的情況下，在一段指定的時(shí)間內(nèi)做更多的工作。其次能提高成效，達(dá)到增值的效果。因?yàn)榻柚詣?dòng)化可以引進(jìn)嶄新的服務(wù)或加強(qiáng)現(xiàn)有的服務(wù)，向業(yè)主提供更高水準(zhǔn)或更優(yōu)良的服務(wù)，這既能提高物業(yè)管理的收入水平，又能達(dá)到物業(yè)增值的效果。